Bereits im Januar haben wir über die Neuregelung der steuerlichen Abzugsfähigkeit von Reise-, Unterkunfts- und Verpflegungskosten informiert. Nur wenn diese Kosten mit rückverfolgbaren Zahlungsmitteln (z. B. Bankkarte, Überweisung oder App mit IBAN-Verbindung) bezahlt werden, können sie steuerlich geltend gemacht und abgesetzt, bzw. steuerfrei an Mitarbeiter erstattet werden.
Mit gesetzesvertretendem Dekret Nummer 84 vom 17. Juni 2025 wurden nun wesentliche Änderungen bezüglich des Anwendungsbereichs dieser Bestimmung veröffentlicht. Begrenzung auf das italienische Staatsgebiet: Die Pflicht zur Zahlung mit rückverfolgbaren Zahlungsmitteln gilt nur für Spesen, die im italienischen Staatsgebiet angefallen sind. Für Ausgaben im Ausland ist somit keine elektronische Zahlung erforderlich, um die Spesen steuerlich abzusetzen bzw. den Mitarbeitern steuerfrei zu erstatten. Diese Änderung gilt rückwirkend ab dem 1. Januar 2025.

Weiterbelastete Ausgaben eines Freiberuflers: Werden Spesen vom Freiberufler in Ausübung seines Auftrags vorgestreckt und analytisch weiterbelastet, so bleiben diese nur dann einkommensneutral und zählen nicht zum freiberuflichen Einkommen, wenn sie mit einem rückverfolgbaren Zahlungsmittel beglichen wurden.
Repräsentationsausgaben eines Freiberuflers: Auch für Repräsentationsausgaben gilt nun, dass diese mittels rückverfolgbaren Zahlungsmitteln bezahlt werden müssen, damit sie abzugsfähig sind. Parallel dazu gilt die steuerliche Obergrenze von 1 % der Einnahmen. In diesem Fall greift die Bestimmung zur Verwendung rückverfolgbarer Zahlungsmittel erst ab 18. Juni 2025 mit Inkrafttreten des gesetzesvertretenden Dekrets, da es sich um eine neue Beschränkung handelt.
Es ist äußerst ratsam, alle Spesenabrechnungen und Weiterverrechnungen sorgfältig zu dokumentieren und auf die korrekte (rückverfolgbare) Zahlungsart zu achten, um steuerliche Nachteile zu vermeiden.